PENGELOLAAN ARSIP BUKU TANAH DAN SURAT UKUR BERBASISDIGITAL PADA KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA

Abstract

Pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk kelancaran administrasi organisasi. Namun, di Kantor Pertanahan Kabupaten Hulu Sungai Utara ditemukan beberapa kendala, seperti kurangnya sumber daya manusia yang kompeten dalam mengelola arsip buku tanah dan surat ukur digital, rendahnya pengetahuan staf tentang mekanisme penginputan data digital, serta sering terjadi tumpang tindih data antara arsip fisik dan digital yang menyebabkan kebingungan terkait kepemilikan dan status hukum tanah. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip buku tanah dan surat ukur berbasis digital serta faktor-faktor yang mempengaruhinya. Metode penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi pada 12 responden yang dipilih secara purposive. Analisis data meliputi kondensasi, penyajian, dan validasi data. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip digital sudah cukup optimal, ditunjang oleh perangkat keras yang memadai, sistem keamanan yang terjaga, mekanisme input data yang sistematis, serta regulasi dan pelatihan yang sesuai standar. Namun, kendala masih muncul dari keterbatasan jumlah dan kompetensi SDM, pengendalian data yang belum optimal terutama dalam validasi koordinat tanah, serta anggaran yang terbatas. Anggaran pemeliharaan efisien dan pelatihan rutin sudah berjalan, tetapi sosialisasi kepada masyarakat masih kurang. Faktor pendukung utama adalah fasilitas yang memadai, sedangkan penghambat utama adalah kurangnya pegawai dengan latar belakang arsiparis. Saran diberikan agar Kepala Kantor meningkatkan kualitas dan jumlah tenaga pengelola arsip melalui pelatihan dan rekrutmen, petugas arsip terus mengembangkan kompetensi dan bekerja sesuai standar, serta masyarakat turut mendukung dengan tertib mengurus dokumen dan melaporkan ketidaksesuaian data guna mendukung pelayanan pertanahan yang lebih efisien dan terpercaya.