PENGELOLAAN SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS PERTANIAN KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA

Abstract

Pengelolaan sistem kearsipan memegang peran penting dalam kelancaran administrasi dan pengambilan keputusan di instansi pemerintah. Di Dinas Pertanian Kabupaten Hulu Sungai Utara, pengelolaan arsip masih menghadapi sejumlah kendala, antara lain tidak tersedianya arsiparis khusus, pengaturan arsip yang belum sistematis, serta keterbatasan fasilitas dan sarana pendukung. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi pengelolaan sistem kearsipan dan faktor-faktor yang memengaruhinya. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif, dengan pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Pemilihan informan dilakukan menggunakan purposive sampling sebanyak 11 orang, meliputi pejabat dan staf terkait. Analisis data mengikuti model Miles dan Huberman, mencakup reduksi data, penyajian, dan penarikan kesimpulan, serta validitas data dijaga melalui triangulasi, member check, analisis kasus negatif, perpanjangan pengamatan, dan penggunaan sumber referensi. Hasil penelitian menunjukkan pengelolaan arsip belum optimal, terlihat dari keterbatasan kompetensi pegawai, sarana kearsipan, penerapan SOP, pemusnahan arsip, serta alokasi anggaran. Beberapa aspek tergolong cukup baik, seperti penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan arsip, serta bentuk apresiasi terhadap pegawai. Faktor pendukung berupa penggunaan aplikasi Srikandi dan pemberian apresiasi, sedangkan faktor penghambat meliputi terbatasnya anggaran, keterbatasan fasilitas, dan rendahnya kesadaran pegawai akan pentingnya kearsipan. Rekomendasi mencakup peningkatan pengawasan, penyediaan fasilitas memadai, pengelolaan anggaran lebih optimal, penerapan SOP secara konsisten, serta peningkatan kemampuan dan kesadaran pegawai terkait pengelolaan arsip.