PENGELOLAAN KEARSIPAN PADA DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA

Abstract

Salah satu instansi pemerintah yang tidak bisa dilepaskan dari kegiatan kearsipan adalah Kantor Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten HSU. Tujuan manajemen kearsipan adalah untuk memastikan keamanan, pengorganisasian, dan aksesibilitas arsip administratif kantor. Namun, banyak sistem pengelolaan arsip kantor yang masih kurang mendapat perhatian yang memadai, sehingga menimbulkan berbagai masalah seperti kehilangan atau kerusakan dokumen akibat perawatan yang tidak tepat, kesulitan dalam pencarian dokumen, dan kurangnya petugas yang ditunjuk untuk menangani arsip. Berdasarkan hal tersebut di atas, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi elemen-elemen yang mempengaruhi pengelolaan arsip di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Hulu Sungai Utara.

Strategi penelitian deskriptif kualitatif digunakan dalam penelitian ini. Wawancara, observasi, dan dokumentasi adalah metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Dua belas orang disurvei sebagai bagian dari proses purposive sampling. Reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi adalah beberapa metode yang digunakan untuk menganalisis data yang diperoleh.

Penelitian ini menemukan bahwa Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Hulu Sungai Utara memiliki manajemen kearsipan yang baik. Penerimaan, pendistribusian, dan pengelolaan arsip telah berjalan dengan baik, dan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan mengarsipkan dokumen yang baru diterima juga telah berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga dapat dikatakan bahwa semuanya telah berjalan dengan baik. Meskipun ada beberapa proses yang belum berjalan, seperti penggunaan aplikasi srikandi atau menjaga kebersihan ruangan gudang penyimpanan, dan belum adanya standar operasional prosedur (SOP) yang tersedia di kantor, khususnya untuk urusan kearsipan, namun proses peminjaman dan penggunaan arsip sudah berjalan dengan baik dan tidak pernah terjadi kerusakan atau kehilangan arsip. Faktor-faktor yang mendukung hal tersebut antara lain peralatan arsip yang lengkap dan relatif mudahnya penggunaan teknologi untuk melaksanakan tugas-tugas kearsipan, seperti memindai surat atau dokumen. Namun, ada beberapa kendala yang menghambat kemajuan, seperti tidak adanya prosedur operasi standar (SOP), gudang penyimpanan arsip yang tidak rapi dan tidak bersih, dan kekurangan sumber daya manusia.

Disarankan agar Kepala Dinas PMD Kabupaten Hulu Sungai Utara menunjuk sumber daya manusia dan petugas khusus untuk mengawasi kearsipan, membuat jadwal review dan pembersihan asip, mengawasi pelaksanaan aplikasi SRIKANDI, dan membuat SOP baik untuk kantor maupun kearsipan.