PENGELOLAAN KEARSIPAN PADA BIDANG PEMBINAAN PAUD PNF DI DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA

Abstract

Pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat penting untuk memastikan akses yang cepat dan tepat bagi pihak yang membutuhkannya. Namun, di Bidang Pembinaan PAUD PNF Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Hulu Sungai Utara, kondisi pengelolaan arsip masih perlu diperbaiki. Terdapat beberapa masalah antara lain, tidak adanya petugas khusus yang menangani arsip, minimnya sarana dan prasarana kearsipan, serta banyaknya arsip yang tidak terorganisir, seperti yang terlihat dari tumpukan di lantai dan penyimpanan dalam kardus, yang menyulitkan pencarian dokumen saat dibutuhkan. Penelitian ini bertujuan untuk memahami pengelolaan arsip serta faktor-faktor yang mempengaruhi kearsipan di bidang ini. Menggunakan pendekatan kualitatif dengan tipe deskriptif, penelitian ini memanfaatkan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Sumber data diambil menggunakan metode purposive sampling, melibatkan 10 informan. Setelah pengumpulan data, analisis dilakukan melalui beberapa tahapan, termasuk reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Bidang Pembinaan PAUD PNF cukup baik. Beberapa indikator yang masih kurang terkelola dengan baik meliputi pendidikan, pelatihan, ruang penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, anggaran untuk kearsipan, dan pemahaman tentang pengelolaan arsip. Sementara itu, indikator yang dikelola cukup baik mencakup tanggung jawab pegawai, ruang kerja, ruang dan layanan arsip, serta aspek penciptaan, penggunaan, dan penyusutan arsip, termasuk pedoman dan apresiasi terhadap kearsipan. Adapun faktor yang menghambat pengelolaan arsip antara lain adalah tidak adanya pegawai dengan kualifikasi pendidikan yang memadai di bidang kearsipan, kurangnya pelatihan yang mengakibatkan minimnya pengetahuan pegawai tentang pengelolaan arsip, tidak tersedia ruang khusus untuk penyimpanan arsip, serta tidak adanya anggaran yang dialokasikan untuk pengelolaan arsip. Di sisi lain, ada faktor pendorong seperti penugasan pegawai honorer untuk mengelola kearsipan dan penerapan sistem digital yang mulai diimplementasikan dalam pengelolaan arsip.